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Vous pourrez faire les déclarations en lieu et place de vos clients si ceux-ci vous en donne l’autorisation :
• Saisir les bordereaux d’appel de cotisations
• Régler par télé-règlement
• Enregistrer les mouvements de salariés (Embauches et départs)
• Saisir la Déclaration Nominative Annuelle

Les congés

Comment utiliser la Déclaration nominative annuelle (DNA) ?

Vers le 20 mars, vous recevez la Déclaration nominative annuelle (DNA) sous forme papier ou par E-mail si vous avez l’habitude de la compléter sur le Site.
Avant le 15 avril, vous vérifiez et complétez la DNA. Vous conservez une photocopie et envoyez l'original à la caisse. Si vous optez pour la déclaration en ligne sur notre site internet, veuillez ne pas remplir et ne pas retourner la version "papier".

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA.

Dès que la Caisse a réceptionné un certificat ouvrant des droits, des congés peuvent être posés.    Vous pouvez les renseigner sur le certificat dans la zone prévue à cet effet ou les enregistrer sur le site Internet dans l’espace « Entreprise ».

En bas de chaque règlement effectué au salarié, une fiche navette permet d’effectuer la demande suivante.

Comment demander le paiement des congés de mes salariés ?

Vous devez remettre à vos salariés, au moins 21 jours avant leur départ en congés ou à leur départ définitif de l'entreprise, un certificat en deux parties :

  • la partie bleue (partie gauche), document servant au calcul de leurs droits à congés et à leur paiement, qu'ils envoient à la caisse, signée, avec le cachet de votre entreprise, et accompagnée des éventuels documents à joindre (attestation de la Caisse primaire d'assurance maladie pour accident de travail ou maladie professionnelle, RIB...) ;
  • la partie grise (partie droite) qu'ils conservent (indispensable en cas de réclamation).


Vous pouvez vous charger de l'envoi du certificat bleu, après avoir fait signer cette partie au salarié et en lui ayant remis son exemplaire (partie grise).

Les dates de congés ne sont pas obligatoirement inscrites au bas du certificat ; vous pouvez les transmettre à la caisse en ligne sur le site Internet.

Suite à l´envoi du certificat, comment avertir la Caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique  Saisie Demandes de congés.

Vous pouvez aussi nous indiquer ces dates sur les fiches navettes en bas de tous les titres de paiements adressés à vos salariés.

Identifiez-vous comme entreprise adhérente pour enregistrer le départ en congé d’un salarié.

Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés.

 Si vous avez des salariés sortis en cours d’exercice,  conservez une copie de leurs certificats.

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Toute modification du nombre de jours effectivement pris par rapport aux dates communiquées à la caisse doit nous être impérativement signalée quel que soit le motif (absence pour congés d’une durée différente de celle initialement prévue,
congés non pris du fait d’un arrêt pour maladie, accident de travail ou maternité, congés sans solde accolés au congé légal).

Quand mes salariés vont-ils percevoir le montant de leurs congés payés ?

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours demandés, quelques jours avant leur départ, à condition que la demande de congés ait été réalisée dans les délais et que nous ayons en notre possession toutes les pièces nécessaires.

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

Nous vous invitons à vous rapprocher des services de la caisse.

Que faire lorsqu'on accueille un nouveau salarié ?

Vous devez en informer la caisse, en précisant ses nom, prénom, numéro de sécurité social, adresse, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté dans la profession, horaire et taux horaire, s'il est tâcheron, s'il cotise à Pôle emploi et de quelle caisse de retraite il dépend, s'il bénéficie de l'abattement de 10 % 

vous pouvez créer l'embauche de votre nouveau salarié à partir de votre espace personnel sur le site internet de la caisse. Vous devez joindre son RIB, nous créons et nous vous envoyons une carte BTP à son nom, un dossier complet facilite le paiement des congés.

En cas d'embauche d'un apprenti, vous devez nous faire parvenir une copie de son contrat d'apprentissage.

 

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l´année n’a-t-il pas droit à la totalité de son congé légal ?

Il peut y avoir différentes causes :

  • le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et réduit en conséquence la durée des congés ;
  • le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
  • le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés ;
  • le salarié a eu des absences non assimilées par la loi à du travail effectif pour le calcul de la durée du congé, comme un congé sans solde ou un congé sabbatique.

Comment sont réglés les congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire.

A l'étranger, par virement international (joindre un relevé d'identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés.

Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle l’indemnité compensatrice de congés payés  dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus).  Dans tous les cas, un justificatif devra être adressé à la caisse.

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Que faire lors du départ de l'un de mes salariés ?

Vous déclarez le départ de votre salarié à la caisse, soit directement en ligne sur votre espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet.

Vous pouvez aussi réclamer à votre caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. Vous le remettez à votre salarié à l'occasion de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l'autre partie du certificat.

Déclarations et cotisations

Que faut-il déclarer ?

Le bordereau d'appel de cotisations, ou déclaration de salaires, est essentiel pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés (y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif), calculer et régler les cotisations correspondantes.

Mes relevés de compte

Afin de vous tenir informé sur votre situation vis-à-vis de la caisse, vous recevez à chaque opération passée sur votre compte (hors règlement et avis de cotisations s’il correspond aux éléments déclarés et calculés) un relevé de compte, reprenant le solde porté sur le relevé reçu précédemment et le détail des opérations nouvellement passées. C'est un document comptable qu'il faut conserver.

Si vous en faite la demande et si votre situation comptable le permet, chaque mois une attestation de mise à jour vous est adressée.

En début d’année, un certificat marché public vous est systématiquement adressé si dans le passé vous en avez demandé et si votre situation comptable le permet.

Contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation : faut-il déclarer ?

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Cotisations sociales, retraite et prévoyance

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse, sauf le FNAL et la cotisation transport.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance 

Les cotisations de retraite et prévoyance sont :
- soit retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé (mode direct) pour les entreprises adhérentes à PRO BTP et sous conditions, 
- soit traitées par régularisation de la part de l’employeur (mode « déclaratif ») à cause du type de contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou si le contrat est souscrit auprès d’une autre institution. 
Pour ces entreprises dites en mode déclaratif, ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur : celui-ci décompte la part salariale de l'indemnité de congé sur la paie de ses salariés et inclut dans ses déclarations auprès de la caisse de retraite complémentaire  et l'institution de prévoyance le montant de l’indemnité de congé communiqué par la caisse.
Le délai de versement par la caisse à l'employeur de la part patronale (dans la limite des taux minima obligatoires) dépend de la signature ou non de la convention par l'entreprise.

Régularisation annuelle des plafonds de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Comment m’assurer que mon certificat marché public est valide ?

Attestation de mise à jour pour les Marchés publics :

la validité n’est plus annuelle !

 

La validité d’une attestation de mise à jour ne fait plus référence à la date du 31 décembre de l’année précédente.

En effet, le certificat atteste la situation de l’entreprise au moment de la délivrance.

Celui-ci doit être demandé au plus proche de la date de soumission au marché.

 

Qu´est-ce que l´attestation de mise à jour ?

Pour les marchés privés, Qualibat, certification PGN, etc., la caisse délivre sur simple demande une attestation de mise à jour à condition d'avoir réglé l’ensemble des cotisations exigibles. La date de fin de validité est précisée sur l’attestation.

Vous pouvez demander à recevoir cette attestation de façon automatique chaque mois.

Quelle est l’incidence du non-paiement des cotisations sur les congés ?

Conformément aux articles D.3141-31 du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Que faire en cas de difficulté de paiement ?

Ne retardez pas pour autant l’envoi de votre Bordereau d'appel des cotisations

En premier lieu, si, par suite de difficultés financières, vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre Bordereau d’appel de cotisations.

Accompagnement

La priorité de la caisse étant toujours de trouver un règlement amiable, n’hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller si vous connaissez des difficultés de paiement.

Majorations et sanctions possibles

En application des dispositions prévues à l'article 6 du règlement intérieur, la caisse calcule des majorations de retard à raison de 1 % par mois de retard sur le total des cotisations obligatoires dues, tout mois commencé étant compté pour un mois entier.

Calculées chaque mois, les majorations sont portées au débit du compte une fois par trimestre/par mois. Un courrier spécial est adressé.

Ces mêmes majorations sont encourues par tout employeur tardivement affilié, pour le nombre de mois écoulés depuis la prise d'effet de l'affiliation.

L'employeur qui ne respecte pas les délais de règlement s'expose à des poursuites devant les tribunaux.

Les frais et honoraires exposés à l'occasion des poursuites restent à la charge de l'adhérent poursuivi.

Remises Majorations 

  • Remise automatique

Une remise est automatiquement accordée à tout adhérent qui régularise totalement sa situation y compris les majorations appliquées dans les 30 jours, sous réserve qu’il n’ait pas manqué à ses obligations de déclaration et de paiement dans les 12 mois précédent cette défaillance

  • Remise gracieuse

Une remise gracieuse peut être accordée à un adhérent ne pouvant bénéficier d’une remise automatique, plusieurs conditions de recevabilité sont nécessaires :

  1. La demande doit être formulée par écrit et motivée
  2. L’adhérent doit être à jour de ses obligations à l’égard de la Caisse 
  3. Les périodes sur lesquelles  portent la demande de remise ne peuvent excéder les 12 derniers mois  

Une 1ère demande peut être accordée à hauteur de 75%

Une 2ème  demande peut être accordée à hauteur de 40%

Les demandes suivantes sont transférées à une commission collégiale 

  • Recours contre la décision de refus :

Toute contestation, suite à une décision de refus, doit être adressée par lettre recommandée à :
CI-BTP Grand Est 
Commission des recours gracieux
46 rue Jacquinot – CS 53357
54014 Nancy Cedex

Que faire si je n’emploie plus de salarié ?

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des bordereaux d'appel de cotisations, ou déclarations de salaires.

Que faire si je cesse mon activité ?

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Comment s’opère le paiement ?

Vous pouvez payer vos cotisations par télé règlement depuis l'Espace Employeur de notre site internet tout en conservant le contrôle de vos paiements ou par chèque bancaire ou postal joint au bordereau papier.

Le paiement des cotisations doit être effectué dans un délai maximum de 45 jours qui suit la période considérée, conformément à l'article 2 du règlement intérieur de la caisse.

Toutefois, si par suite de difficultés financières vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre bordereau.

Le chômage intempéries

L'indemnisation du chômage intempéries est-elle obligatoire ?

Elle est obligatoire pour les travailleurs du bâtiment et des travaux publics contraints au chômage pour cause d'intempéries s’ils justifient de 200 heures de travail dans le BTP au cours des deux mois précédant l’arrêt.

Cette indemnisation s'impose à tous les entrepreneurs et artisans (quel que soit l'effectif de l'entreprise), qu'ils soient ou non tenus au paiement de la cotisation Chômage-intempéries, y compris ceux qui n'ont versé aucune cotisation par le jeu de l'abattement annuel.

Qui décide de l'arrêt de travail pour le chômage intempéries ?

Seul l’entrepreneur ou son représentant sont habilités à suspendre le travail sur le chantier, après consultation des délégués du personnel, s’ils existent.
Dans le cas où les travaux sont exécutés pour le compte d’une administration ou assimilée, le représentant du maître d’ouvrage sur le chantier peut s’opposer à l’arrêt de travail.

Quelles sont les causes de l'arrêt de travail pour chômage intempéries ?

Les causes d'arrêt de travail pour chômage intempéries visent les conditions météorologiques rendant le travail dangereux ou impossible sur le chantier : gel, neige, verglas, pluie, vent violent ou inondations.
Attention : les situations suivantes ne peuvent entraîner l’arrêt pour chômage intempéries car elles n’entrent pas dans le cadre de la loi :
-  les intempéries interdisent l’accès au chantier, ou son approvisionnement ;
- le travail est interrompu sur un chantier en raison de l’impossibilité d’employer certains produits ou matériaux dont l’utilisation implique des conditions climatiques particulières.

 

Faut-il déclarer les salariés intérimaires ?

Seuls les salariés de l’entreprise assujettie doivent être déclarés. L’entreprise assujettie ne verse aucune cotisation sur les salariés intérimaires et ne peut pas prétendre à un remboursement sur les indemnités intempéries que ces derniers ont perçues de leur employeur.

Faut-il déclarer les apprentis ?

Les cotisations intempéries sont appelées pour les apprentis sauf pour les entreprises de moins de 11 salariés ou inscrites au répertoire des métiers, mais tous les apprentis doivent être indemnisés au titre des arrêts intempéries et l'entreprise peut prétendre au remboursement des indemnités qu'elle a versées.

Comment déclarer mes arrêts intempéries ?

Après avoir inscrit votre entreprise en ligne sur www.net-entreprises.fr, vous pouvez déclarer les arrêts de travail et les demandes de remboursement intempéries à partir d’un formulaire électronique pré-renseigné.

Vous pouvez également déclarer vos arrêts intempéries grâce à un formulaire papier prévu à cet effet qui est délivré par la Caisse.

Comment sont calculées les indemnités versées par l'employeur ?

Calcul du nombre d’heures indemnisables

 

Le nombre d’heures indemnisables est égal au nombre d’heures de travail perdues moins le délai de carence.

Le nombre d’heures de travail perdues indemnisées est limité par la législation à  9 heures par jour, 45 heures par semaine et 55 jours ou 495 heures par année civile et par salarié.

Le délai de carence est d’une heure au cours d'une même semaine ou par période continue d’arrêt.

Calcul du montant de l’indemnité

 

Le montant de l’indemnité est égal à 75 % du salaire horaire perçu la veille de l'interruption de travail.

Il se calcule de la manière suivante :

I = H x T x 0,75

I : indemnité

H : nombre d'heures indemnisables

T : taux horaire de base, limité au plafond horaire de la sécurité sociale majoré de 20%

 Qu’est-ce que l’heure de carence ?


Le délai de carence en matière de chômage-intempéries est égal à une heure. Cela signifie que la première heure d’arrêt n’est pas indemnisable.
Il s’applique une fois au cours d’une même semaine ou période continue d’arrêt.

Quel est le salaire horaire à reprendre pour le calcul des indemnités ?


C'est celui de la veille de l'arrêt de travail.
Il ne peut être supérieur au plafond de la Sécurité sociale majoré de 20 %.

Comment déclarer les indemnités intempéries ?

Les indemnités intempéries ne doivent pas être incorporées dans le montant des salaires déclarés à la caisse Congés Intempéries BTP. Elles sont néanmoins prises en compte par celle-ci lors du calcul du congé et par l’Union des caisses de France pour le paiement des cotisations de retraite complémentaire des ouvriers. C’est pourquoi il est indispensable de transmettre à la caisse Congés Intempéries BTP les déclarations d’arrêt et demande de remboursement justifiant de l’indemnisation des salariés même si l’entreprise ne peut prétendre à un remboursement. La caisse ne pourra prendre à sa charge les intempéries portées sur les certificats de congés si elle n’est pas en possession des déclarations d’arrêt et demande de remboursement correspondantes.

Des charges sociales sont-elles prélevées des indemnisations de chômage intempéries ?

Les indemnités de chômage intempéries versées aux salariés ne sont pas considérées comme des salaires et échappent de ce fait au versement des cotisations sociales. Attention : pour bénéficier de cette exonération, les indemnités de chômage intempéries doivent être déclarées à la caisse.


Les employeurs sont tenus de verser à leur personnel des indemnités en cas de chômage intempéries, qu’ils soient redevables ou non de la cotisation calculée à ce titre.


Les indemnités intempéries sont exonérées de charges sociales mais sont soumises à la CSG et à la CRDS aux taux applicables aux revenus de remplacement. La CSG (contribution sociale généralisée) peut, dans certains cas, être appelée au taux réduit ou même ne pas être appelée du tout ; cela dépend du revenu imposable du salarié.
La contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) s’applique également aux indemnités intempéries.


Pour toutes informations à ce sujet, nous vous invitons à vous rapprocher des services de l’URSSAF à laquelle votre entreprise est affiliée.

Les indemnités de chômage intempéries donnent-elles droit à des points de retraite complémentaire ?

Les indemnités de chômage intempéries sont prises en compte pour l’octroi de points de retraite complémentaire aux ouvriers. L’Union des caisses de France verse elle-même à PRO-BTP les cotisations correspondantes, sans intervention de la caisse Congés Intempéries BTP ni des entreprises.

Les sanctions en cas de fraude

L’article L 441-6 du code pénal précise :

« Le fait de se rendre coupable de fraudes ou de fausses déclarations pour obtenir ou tenter de faire obtenir par suite d’intempéries des indemnités […] qui ne sont pas dues est puni d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 30 000 euros.»