Cotisations : l’essentiel à savoir

Le bordereau d'appel de cotisations, ou déclaration de salaires, est essentiel pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés (y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif), calculer et régler les cotisations correspondantes.

Afin de vous tenir informé sur votre situation vis-à-vis de la caisse, vous recevez à chaque opération passée sur votre compte (hors règlement et avis de cotisations s’il correspond aux éléments déclarés et calculés) un relevé de compte, reprenant le solde porté sur le relevé reçu précédemment et le détail des opérations nouvellement passées. C'est un document comptable qu'il faut conserver.

Si vous en faite la demande et si votre situation comptable le permet, chaque mois une attestation de mise à jour vous est adressée.

En début d’année, un certificat marché public vous est systématiquement adressé si dans le passé vous en avez demandé et si votre situation comptable le permet.

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse, sauf le FNAL et la cotisation transport.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance 

Les cotisations de retraite et prévoyance sont :
- soit retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé (mode direct) pour les entreprises adhérentes à PRO BTP et sous conditions, 
- soit traitées par régularisation de la part de l’employeur (mode « déclaratif ») à cause du type de contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou si le contrat est souscrit auprès d’une autre institution. 
Pour ces entreprises dites en mode déclaratif, ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur : celui-ci décompte la part salariale de l'indemnité de congé sur la paie de ses salariés et inclut dans ses déclarations auprès de la caisse de retraite complémentaire  et l'institution de prévoyance le montant de l’indemnité de congé communiqué par la caisse.
Le délai de versement par la caisse à l'employeur de la part patronale (dans la limite des taux minima obligatoires) dépend de la signature ou non de la convention par l'entreprise.

Régularisation annuelle des plafonds de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Attestation de mise à jour pour les Marchés publics :

la validité n’est plus annuelle !

La validité d’une attestation de mise à jour ne fait plus référence à la date du 31 décembre de l’année précédente.

En effet, le certificat atteste la situation de l’entreprise au moment de la délivrance.

Celui-ci doit être demandé au plus proche de la date de soumission au marché.

Pour les marchés privés, Qualibat, certification PGN, etc., la caisse délivre sur simple demande une attestation de mise à jour à condition d'avoir réglé l’ensemble des cotisations exigibles. La date de fin de validité est précisée sur l’attestation.

Vous pouvez demander à recevoir cette attestation de façon automatique chaque mois.

Conformément aux articles D.3141-31 du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Ne retardez pas pour autant l’envoi de votre Bordereau d'appel des cotisations

En premier lieu, si, par suite de difficultés financières, vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre Bordereau d’appel de cotisations.

Accompagnement

La priorité de la caisse étant toujours de trouver un règlement amiable, n’hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller si vous connaissez des difficultés de paiement.

Majorations et sanctions possibles

En application des dispositions prévues à l'article 6 du règlement intérieur, la caisse calcule des majorations de retard à raison de 1 % par mois de retard sur le total des cotisations obligatoires dues, tout mois commencé étant compté pour un mois entier.

Calculées chaque mois, les majorations sont portées au débit du compte une fois par trimestre/par mois. Un courrier spécial est adressé.

Ces mêmes majorations sont encourues par tout employeur tardivement affilié, pour le nombre de mois écoulés depuis la prise d'effet de l'affiliation.

L'employeur qui ne respecte pas les délais de règlement s'expose à des poursuites devant les tribunaux.

Les frais et honoraires exposés à l'occasion des poursuites restent à la charge de l'adhérent poursuivi.

Remises Majorations 

• Remise automatique

Une remise est automatiquement accordée à tout adhérent qui régularise totalement sa situation y compris les majorations appliquées dans les 30 jours, sous réserve qu’il n’ait pas manqué à ses obligations de déclaration et de paiement dans les 12 mois précédent cette défaillance

• Remise gracieuse

Une remise gracieuse peut être accordée à un adhérent ne pouvant bénéficier d’une remise automatique, plusieurs conditions de recevabilité sont nécessaires :

1. • La demande doit être formulée par écrit et motivée
2. • L’adhérent doit être à jour de ses obligations à l’égard de la Caisse 
3. • Les périodes sur lesquelles  portent la demande de remise ne peuvent excéder les 12 derniers mois  

Une 1ère demande peut être accordée à hauteur de 75%

Une 2ème  demande peut être accordée à hauteur de 40%

Les demandes suivantes sont transférées à une commission collégiale 

• Recours contre la décision de refus :

Toute contestation, suite à une décision de refus, doit être adressée par lettre recommandée à :
CI-BTP Grand Est 
Commission des recours gracieux
46 rue Jacquinot – CS 53357
54014 Nancy Cedex

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des bordereaux d'appel de cotisations, ou déclarations de salaires.

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Vous pouvez payer vos cotisations par télé règlement depuis l'Espace Employeur de notre site internet tout en conservant le contrôle de vos paiements ou par chèque bancaire ou postal joint au bordereau papier.

Le paiement des cotisations doit être effectué dans un délai maximum de 45 jours qui suit la période considérée, conformément à l'article 2 du règlement intérieur de la caisse.

Toutefois, si par suite de difficultés financières vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre bordereau.